Política de Tratamiento de Datos

BH BRANDS S.A.S. (BH BRANDS) es una empresa privada, dedicada a la Importación, comercialización y distribución de calzado.

En virtud de lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia que consagra la protección a la intimidad personal y el buen nombre, además del derecho que le asiste a las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan almacenado sobre ellas en bases de datos y archivos de entidades tanto públicas como privadas; BH BRANDS S.A.S adopta la siguiente política para el tratamiento de las bases de datos que maneja en el desarrollo de su actividad.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. OBJETIVO

Reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicados en el uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales.

2. ALCANCE

Esta política aplica para todos los titulares de información personal que sea utilizada o se encuentre en las bases de datos de BH BRANDS S.A.S, en lo sucesivo» BH BRANDS S.A.S «quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

3. MARCO LEGAL

1) Constitución Política de Colombia, artículo 15

2) Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012

3) Decreto Reglamentario 1377 del 27 de junio de 2013

4. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para BH BRANDS S.A.S. en calidad de responsable, así como de todos los terceros que obran en nombre de BH BRANDS S.A.S, o que, sin actuar en su nombre, tratan datos personales por disposición de ésta como encargados.

Tanto el responsable como los encargados, entendiéndose, por tales, clientes, empleados, contratistas y terceros, deben observar y respetar esta política en el cumplimiento de sus funciones y actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

5. DEFINICIONES:

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

6. PRINCIPIOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, BH BRANDS S.A.S aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.

Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice BH BRANDS S.A.S. o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, BH BRANDS S.A.S garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Para estos propósitos la obligación de BH BRANDS S.A.S será de medio.

Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por BH BRANDS S.A.S. se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que en BH BRANDS S.A.S. administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

7. ROLES

Responsable del tratamiento: BH BRANDS S.A.S sociedad comercial por acciones simplificada legalmente constituida, identificada con el NIT 901158645-8, con domicilio principal en la Av Carrera 68 Nº 75ª-50 local 1-75, Bogotá, República de Colombia. Sitio web www.tiendagoodyear.com Teléfono 323 3172722 en Bogotá.

Encargados del tratamiento: El Encargado del Tratamiento Externo se obliga asegurarse el conocimiento y adecuado cumplimiento de las obligaciones que le corresponden en virtud del contrato existente y de la vigente normativa en materia de protección de datos por parte de sus empleados, colaboradores, tanto externos como internos, y subcontratados.

BH Brands S.A.S. distingue entre en cargado interno y encargado externo. Los encargados internos son empleados de la organización, mientras que los externos, son personas naturales o jurídicas que tratan datos que BH BRANDS S.A.S. les suministra para la realización de una tarea particular asignada (proveedores, consultores, contratistas, empresas de tercerización, entre otros.) En cualquier caso, BH BRANDS S.A.S implementará las medidas técnicas, jurídicas y organizativas que garanticen que la información de carácter personal cedida cumpla con el principio de seguridad, circulación y acceso restringido, veracidad y calidad de los datos, así como todos los deberes establecidos en la Ley1581 de 2012 y las normas complementarias.

8. TRATAMIENTOS

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo con la finalidad, finalidades que tenga cada tratamiento.

Tratamientos de datos personales de niñas, niños y/ o adolescentes.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que no sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su tratamiento:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
3. Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, BH BRANDS S.A.S. solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante legal del niño, niña o adolescente.

Tratamiento de datos sensibles.

BH BRANDS S.A.S. aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no se ha requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales o apoderados deberán otorgar su autorización.
3. El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento, BH BRANDS S.A.S. adoptarlas medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Datos Biométricos.

BH BRANDS S.A.S. podrá hacer tratamiento de Datos Biométricos, las cuales se limitarán a las finalidades previstas en este documento.

Se entiende por datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

1. Conocer, actualizar y rectificar en cualquier momento sus datos personales frente al responsables del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la normatividad vigente.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4°del Decreto1377 de 2013.
3. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia quejas por infracción esa lo dispuesto en la normatividad vigente.
5. Revocar la autorización y/o solicitarla supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución.
6. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales:

10. AUTORIZACIÓN

Exceptuando los casos de finidos en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen), en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular la solicitará a más tardar al momento de la de la captura de la información.

La autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluirlas finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

11. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

12. ALCANCE Y CONTENIDO DEL AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

• La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del Tratamiento.
• El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
• Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

13. FINALIDADES DE LOS TRATAMIENTOS

La información personal que es tratada en BH BRANDS S.A.S. tiene, entre otras, las siguientes finalidades, según cada grupo de interés:

Tratamientos y finalidades Generales de la información.

• Procesar
• Confirmar
• Cumplir
• Proveer los servicios y/o productos adquiridos directamente o con la participación de terceros
• Promocionar y publicitar nuestras actividades productos, actividades y servicios
• Realizar transacciones
• Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales, policivas o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías de seguros
• Fines administrativos internos y/o comerciales tales como: investigación de mercados, auditorias, reportes contables, análisis estadísticos o facturación
• Recolección
• Almacenamiento
• Grabación
• Uso
• Circulación
• Procesamiento
• Supresión
• Transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos
• Registros contables
• Correspondencia
• Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas

Clientes Presenciales.

Para informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; evaluar la calidad del servicio; realizar estudios internos sobre hábitos de consumo, encuestas, actualización, reporte, estadística y otras finalidades comerciales directa o indirectamente relacionadas con la actividad propia de BH BRANDS S.A.S. y todas aquellas informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan nuestros clientes.

Para enviar y/o contactar a los usuarios (clientes) a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por BH BRANDS S.A.S y/o por terceras personas en los casos permitidos por la ley y servicios relacionados con el objeto social de BH BRANDS S.A.S.; para crear y registrar en el sistema contable de la compañía a los clientes (compradores) de los productos que ofrece BH BRANDS S.A.S, con el objeto de generar el soporte contable de las ventas.

Respecto de los datos recolectados directamente en los puntos de venta tomados de documentos que suministran las personas a los diferentes empleados de la compañía y los obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de BH BRANDS S.A.S, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de BH BRANDS S.A.S. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso

Clientes No Presenciales.

Para actividades comerciales, de atención al cliente, mercadeo y/o promoción de productos en los casos permitidos por la ley y servicios relacionados con el objeto social de BH BRANDS S.A.S, comunicación, estudios de mercado, procesamiento, investigación, capacitación, consolidación, organización, actualización, reporte, estadística, encuestas, atención; las transacciones que se anuncien, realicen a través del sitio web www.tiendagoodyear.com.com serán reguladas de acuerdo a las políticas allí descritas, de tal manera que el cliente no podrá adquirir los productos siempre y cuando no acepte los términos y condiciones descritas para tal fin. Publicados en el sitio web.

14. AREA COMPETENTE Y PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS POR PARTE DEL TITULAR

Clientes.

El área de Servicio al Cliente es la dependencia ante la cual los titulares que hacen parte de este grupo de interés podrán elevar sus solicitudes para que BH BRANDS S.A.S, como responsable, adelante las acciones necesarias para ejercicio de los derechos del titular. El área de servicio al Cliente pone a su disposición la línea telefónica 448 19 19 ext. 128 personalizada para la recepción de las solicitudes de los titulares; de la misma forma, podrá dirigir sus inquietudes y solicitudes en ejercicio de sus derechos en general al siguiente correo electrónico: atencionalcliente@tiendagoodyear.com

Procedimiento.

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, BH BRANDS S.A.S. presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.

1. A través de medio físico radicado a nuestras oficinas ubicadas en la Av carrera 68 Nº 75ª-50, local 1-75 en la ciudad de Bogotá, Colombia o nuestro correo electrónico atencionalcliente@tiendagoodyear.com, como mínimo deberá aportar la siguiente información.

• Nombre completo y apellidos
• Numero de cédula de quien presenta el procedimiento
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
• Medios para recibir respuesta a su solicitud
• Motivo(s) /hecho(s) quedan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocar la, suprimir, acceder a la información)
• Firma (si aplica) y número de identificación.

En caso de que la solicitud no sea presentada directamente por el titular si no por un tercero, anexar copia del documento de identidad tanto del titular como del tercero y acreditar la calidad en la que actúa dicho tercero. (causa habiente, apoderado y/o representante del titular).

1. Anexar los documentos en los que se sustente la solicitud y/o vulneración de sus derechos.

El requerimiento lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de haber recibido el reclamo y éste no sea competencia de BH BRANDS S.A.S, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará de la situación al interesado.

Una vez BH BRANDS S.A.S. haya recibido el reclamo completo, El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, La Institución informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamente no complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de BH BRANDS S.A.S, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio–Delegatura de Protección de Datos Personales-la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.

En los casos en que BH BRANDS S.A.S en desarrollo de alguna de sus funciones, como pueden ser las relaciones comerciales internacional que implican la transferencia de datos de carácter persona la terceros países, se regirá por las siguientes condiciones:

La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC.

Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.

Así mismo, se debe obtener la autorización previa del delegado de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC o las Reglas Corporativas Vinculantes.

15. VIGENCIA

La presente política para el tratamiento de datos personales rige a partir del 27 de julio de 2013. Las bases de datos en las que reposan los datos personales tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos.